COMO LIDAR COM IMPREVISTOS SEM AFETAR A PRODUTIVIDADE NO TRABALHO?

Por mais que nos preparemos para encarar os desafios diários, nem sempre as coisas acontecem como planejado. O mundo não para de girar e eventos inesperados acontecerão, querendo ou não. No campo profissional não é diferente: seja um corte de funcionários, uma reestruturação no projeto ou uma emergência repentina, é preciso muita resiliência e proatividade para resolver o inesperado. Saber lidar com a divergência sem deixar de ser produtivo no trabalho é a principal característica de verdadeiros vencedores.

Os imprevistos podem nos afetar direta ou indiretamente, reduzindo bastante nossa produtividade e a forma como administramos o tempo em prol das nossas prioridades. No entanto, por meio de técnicas e conceitos únicos, é possível transformar a forma como você lida com as adversidades, e, ainda, tirar proveito e enxergar oportunidades em uma situação que anteriormente parecia problemática em seu ambiente de trabalho.

A forma como você lida com os imprevistos pode mudar completamente a sua vida profissional, principalmente depois de aprender as bases essenciais — que ensinaremos a seguir — para manter-se produtivo, mesmo no meio de uma situação bastante tempestuosa. Indo além: ainda é possível obter vantagens e aprender bastante com as mudanças, conquistar resultados melhores na sua carreira e nos seus relacionamentos pessoais. Afinal, quando estamos em alta com a produtividade, conseguimos realizar nossas tarefas profissionais e, ainda passar mais tempo dedicando a nossa vida pessoal, colhendo os frutos benéficos nessas duas esferas.

Manter-se firme é essencial, e aprender como se comportar nessas situações é o que diferencia os bons dos ótimos profissionais. A seguir, você será apresentado aos 12 conceitos primordiais para manter-se mais produtivo no trabalho, sem perder a postura e o controle. Além disso, o conteúdo que você verá nas próximas linhas mostrará como você poderá transformar uma situação desfavorável em uma oportunidade de negócio, ser capaz de enxergar além da neblina e assumir a postura certa em situações críticas. Acompanhe!

1- Antecipe contratempos

Alguns problemas podem ser solucionados antes mesmo que aconteçam. Em uma situação onde o profissional não consegue definir corretamente quais são as prioridades de um projeto — seja na gestão ou no momento de sua concepção — eventos inesperados podem e provavelmente acontecerão. Como é o caso de, por exemplo, um estoque mal gerenciado ou erro no fluxo de caixa.

Para solucionar um contratempo dessa esfera sem perder tempo, é necessário que o profissional anteveja situações que poderão acontecer em um determinado cenário e estabelecer algumas medidas e estratégias secundárias. Dessa maneira, ao acontecer um imprevisto, você terá as cartas certas na manga para administrar a situação com tranquilidade — já que você já previu essa situação e já pensou em duas ou três soluções para esse caso.

Analise todos os pontos que podem dar errado em seu projeto e encontre soluções alternativas para cada um deles, nos diferentes cenários.

2- Organize a sua agenda

Em uma rotina repleta de tarefas e atividades a serem cumpridas, a aparição de um evento inesperado pode desequilibrar até os empresários mais experientes. Geralmente, nessas situações, o problema é visto de forma aumentada, pois a rotina atarefada na maioria das vezes aumenta a dimensão de eventos que estão, de alguma forma, trazendo consequências negativas para o nosso trabalho.

É muito importante manter a sua agenda organizada. Mas organizada de maneira que, além de você ser capaz de cumprir com todas as suas obrigações, ainda sobre um tempo para que você possa dedicar a revisar projetos e identificar, como visto no primeiro passo, futuros contratempos que possam ser evitados antes que aconteçam.

Dessa forma, além de você poder lidar com os imprevistos de uma forma mais tranquila, caso eles não ocorrerem, sobrará mais tempo para realizar outras tarefas.

3- Seja realista

Às vezes um problema inesperado é pior do que uma tragédia anunciada. Mas, para ser sincero, não adianta mesmo lamentar o que já passado, uma vez que ficar remoendo uma situação não fará que ela se resolva por si só. Antes de tudo, é preciso manter a calma para que você possa ver a situação como ela realmente está. Ver quais foram os danos que o evento causou e a dimensão dele na estratégia do seu negócio. E, principalmente, identificar quanto tempo possui para encontrar a solução para o problema.

Nesses momentos, é preciso ter em mente que a calma será a sua grande aliada para enxergar o problema como ele realmente é. Em crises, cria-se oportunidades de negócios e olhando a situação sobre um olhar realista, talvez você encontre uma forma de implantar um plano de negócios alternativo para contornar o momento.

4- Mantenha o foco

Nesse momento você já percebeu que manter o foco é essencial para a sua saúde profissional. Porém, em algumas situações, é preciso abandonar toda e qualquer tarefa que não seja essencial para o seu bom funcionamento profissional. Nesse caso, utilizar smartphones e dispositivos eletrônicos apenas em casos extremamente necessários.

Apesar de as tecnologias serem grandes auxílios nos negócios, principalmente em momentos de crise, em alguns momentos elas podem ser prejudiciais e fomentarem um comportamento nocivo. Para estar preparado para qualquer situação dentro do ambiente profissional, é necessário deixar todos os itens que te distraem fora de seu alcance. Só deixe acessível os itens primordiais para sua rotina diária.

Lembre-se que você pode utilizar seu tempo disponível para realizar suas tarefas e compromissos pessoais.

5- Seja flexível e criativo

Algumas situações parecem que não tem saída: o cenário está feio e, ao parece, tende a ficar muito pior. Nesses momentos é necessário, além da análise realista dos fatos, ter criatividade e flexibilidade para contornar a situação da melhor forma possível, sem perder o ritmo e a produtividade. Muitos imprevistos podem se tornar verdadeiras oportunidades de negócio, desde que sejam tratados de formas criativas.

O empresário Eduardo De Come, diretor financeiro de uma mineradora sediada na Bahia, se encontrou em uma situação bastante inusitada: ao realizar um pedido de importação da Europa de uma nova linha de produtos, foi surpreendido com uma elevação de taxa de 200%. No entanto, após analisar a situação minuciosamente e considerar todas as alternativas possíveis, o empresário encontrou uma solução criativa. Impossibilitado de cancelar a compra, o empresário passou pra venda direta, não sendo necessário contar com revendedores, já que parte da solução foi criar um sistema próprio que realizou todo o processo. Dessa forma, foi possível recuperar-se do prejuízo e, ainda, evitar outros imprevistos.

6- Solucione problemas específicos

Nem sempre possuímos o conhecimento necessário para solucionar um contratempo em uma área/setor específico. E isso é um problema especialmente para quem não possui um time de funcionários, tendo que contar com profissionais terceirizados para solucionar o inesperado. Isso é um problema pois é difícil encontrar profissionais capacitados para te ajudar a contornar o que for preciso.

A realização de hangouts e videochamadas é uma ótima forma de manter a comunicação entre todos os profissionais envolvidas no projeto, ajudando na comunicação e impedindo, dessa forma, que novos imprevistos aconteçam.

7- Mantenha o controle emocional

Esse talvez seja o ponto mais difícil — porém o mais importante — quando nos deparamos com uma situação que modifica o planejamento inicial. Desse modo, manter o controle emocional é essencial para o controle de uma adversidade. Desperdiçar sentimentos e redirecionar mais energias do que o necessário para encontrar a solução de um problema acaba com a produtividade de um profissional, além de trazer outras consequências negativas para o ambiente de trabalho.

Mantendo o controle emocional, você será capaz de encontrar as melhores estratégias para lidar com a situação. Além disso, poderá mostrar para seus colegas de trabalho e superiores que é capaz de trabalhar sob pressão, um fator determinante para qualquer profissional que almeja o topo de sua carreira.

8- Solicite uma avaliação externa

Caso a situação pareça fora de seu entendimento, uma alternativa prática e rápida de solucionar o problema é contatando algum profissional — que esteja fora do projeto — para fazer uma análise da situação. Uma visão externa muitas vezes consegue captar o elemento-chave que esteja fazendo o problema acontecer e, como você está de dentro e provavelmente faça parte do imprevisto, de alguma forma, não consiga perceber quais são as medidas necessárias para solucioná-lo.

Um colega profissional que já tenha passado por essa situação anteriormente também pode ser acionado. Desse modo, a experiência dele poderá te ajudar rapidamente — o que poupará bastante tempo.

9- Tenha uma alimentação equilibrada

Por mais que o mundo esteja desabando ao seu redor, é necessário ter em mente que você precisa se alimentar, pelo menos, três vezes ao dia. A frase “saco vazio não para em pé” é verdadeira, e em um imprevisto, você deverá estar em sua melhor forma para poder contornar a situação rapidamente.

O que acontece é que muitos profissionais, por estarem atarefados demais, deixam de comer e de fazer as principais refeições do dia. Culminando, dessa maneira, em uma saúde debilitada e que, no final das contas, acaba afetando sua produtividade de uma forma catastrófica. Por mais que se alimentar adequadamente possa parecer um capricho, tenha certeza que o seu corpo requer nutrientes essenciais para funcionarem a todo vapor. Lembre-se: você não é uma máquina.

10- Procure relaxar e se livrar do estresse

Assim como realizar as refeições nos horários adequados, é muito importante saber relaxar e aproveitar os momentos propícios para relaxar o corpo e a mente. Às vezes, por estar com informações demais na cabeça, você não esteja conseguindo raciocinar adequadamente e isso acaba transformando um problema pequeno em uma verdadeira tragédia.

Está muito estressado ultimamente? Levante-se e dê uma volta na empresa ou no quarteirão enquanto toma um ar. Vá tomar um copo d’água e espaireça a mente. A dica é utilizar muito bem o tempo que você tem pra dormir. Mesmo que os problemas no trabalho estejam tirando o seu sono. Lembre-se que uma noite bem-dormida é capaz de revigorar sua mente e a forma como você lida com a situação. Manter uma mente e um corpo bem preparado é um dos elementos mais importantes na hora de enfrentar os desafios diários.

11- Mantenha-se atualizado

Manter-se atualizado é uma das melhores garantias que um profissional pode fazer em relação a seu futuro e carreira. Esteja sempre por dentro das melhores técnicas, tendências e práticas, acompanhando os eventos e os principais nomes de seu segmento. Dessa forma, é possível ficar por dentro das soluções mais atuais e eficazes, conhecer histórias de pessoas que lidaram com situações adversas e, mesmo assim, se reinventaram e mostram-se resilientes. Faça cursos, estude mais e sempre esteja a par das novas tecnologias e ferramentas interessantes para o funcionamento do seu negócio.

12- Seja receptivo ao novo

Alguns imprevistos não podem ser controlados por nós. A melhor forma de lidar com algo que não pode ser alterado é nos adaptando rapidamente a ele. Caso esteja passando por um corte no orçamento que reduziu a qualidade da operação, por exemplo, é necessário encontrar soluções alternativas utilizando os recursos disponíveis. Em caso de demissão de um colega de trabalho estimado, é necessário buscar entender todos os motivos que levaram o desligado.

Nutrir sentimentos negativos no ambiente do trabalho afeta diretamente nossa produtividade. Seja receptivo ao novo e busque sempre tentar enxergar o inalterável com bons olhos, sendo positivo e otimista. Essa receptividade deixará seus dias mais leves e, consequentemente, sua competência profissional será constantemente aprimorada.

Depois de implementar e seguir à risca essas 12 dicas, você perceberá que sua produtividade no trabalho aumentará de modo perceptível a todos no seu entorno. Ademais, isso estimulará seus chefes e colegas de trabalho. Entenda, definitivamente, que a positividade e a perseverança são aspectos essenciais para se obter bons resultados em suas empreitadas, independente de quais sejam elas. Desse modo, você está sempre muito melhor preparado para lidar com as adversidades no ambiente profissional em diferentes situações, encontrando soluções criativas e eficientes.

(Este texto foi retirado do site Professores do Sucesso. Clique aqui para acessar o conteúdo original)

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