VOCÊ SABE ORGANIZAR UMA BOA REUNIÃO? CONFIRA 4 DICAS

Indispensável para o bom andamento da empresa, uma reunião entre vários aspectos tem o objetivo de coletar informações de processos operacionais, comunicação de mudanças, implantação de novos projetos, obtenção de feedbacks, acompanhamento, avaliação e informações gerais sobre a empresa ou funcionários.

O fato é que nem sempre uma reunião é vista de forma positiva e amigável por parte dos funcionários, seja porque estão cheios de tarefas a fazer ou mesmo por acharem ser entediantes e pouco produtivas.

É comum de deparar com a cena durante a reunião a equipe apresentar a cara sono, ou pouco dispostos para conversar ou dar feedbacks. Muitos casos a reunião costuma-se ser um monólogo, onde apenas o gestor tem a palavra.

Se isso acontece em sua empresa é importante pensar em formas de ter mais participação de seus funcionários, claro que devido ao tempo, nem sempre será possível que todos tenham a oportunidade de apresentar suas ideias e opiniões, mas o fundamental é que as reuniões sejam produtivas, cumprindo seu objetivo e ainda vistas com mais entusiasmo por sua equipe.

Mas como fazer uma reunião ser mais produtiva?

Conduzir uma reunião é uma tarefa de muita responsabilidade, para não se tornar um desperdício de tempo, não atrasar a rotina de trabalho da equipe e se tornar algo chato e de pouca ou nenhuma eficiência.

 

É importante cuidar com o uso das palavras, pois dependendo do percurso tomando durante a reunião, pode trazer consequências sérias, como por exemplo, diminuir a motivação de seus funcionários em busca de seus objetivos pessoais e da empresa.

 

Para fazer reuniões mais produtivas, leia as 4 dicas abaixo:

Nº 1 . Controle rígido do tempo de reunião

A primeira coisa que deve fazer é comunicar a equipe qual será a duração da reunião e dando uma introdução das etapas que seguirá, para ser mais organizada e não perder o foco, o que muitas vezes acontece.

Cuidado com os horários, se marcou 9:30, você ou o responsável pela reunião deve estar presente de preferência antes do tempo marcado, e, principalmente, iniciando a reunião no horário previsto, a tolerância pode ser admitida desde que não se exceda muito mais que 5 minutos.

Lembre-se dependendo das rotinas de trabalho, nem sempre todos os funcionários poderão deixar seu trabalho para participar, por isso, conscientize todos da importância de se reunirem e se possível marque dentro de um horário que atrase tanto os processos e, encerre no horário estabelecido anteriormente.

Se o assunto não for esgotado, agende outro dia para continuar o assunto se entender que este é do interesse de todos, senão reserve um tempo somente você e o funcionário para terminar o assunto.

E, recomenda-se que as reuniões sejam feitas mais no início da manhã ou meio da tarde,  mas cuide para que não seja muito no final do expediente, pois os funcionários tendem a ficar ansiosos para poder ir para casa e participando menos.

 

Nº2. Quebre o gelo

Evite entrar direto no assunto da reunião, isso algumas vezes faz com que os funcionários sintam-se menos a vontade.

Inicie uns cinco minutos antes, conversando sobre algum assunto diferente da pauta de reunião, ou conte alguma história de sucesso, ou alguma situação inesperada que tenha acontecido nos últimos dias.

Jamais comece com algo ruim ou destacando comportamentos inadequados, pois pode acabar frustrando os funcionários e poderão interpretar como sendo uma espécie de puxão de orelha.

Reserve outro momento para conversar em particular com a pessoa, pois assim terá mais chances de resolver sem expor ao constrangimento.

N º2. Oportunidade para ouvir

Quando se convoca uma reunião, geralmente é porque a decisão já está tomada. A reunião tem o objetivo de comunicar a todos sobre as mudanças, dando a chance dos colaboradores darem suas opiniões.

O condutor da reunião pode expor os assuntos mais relevantes e abrir espaço para opinião da equipe, prestando atenção a cada ideia e ir organizando o tempo para que mais pessoas tenham oportunidade de falar também.

Nº3. Antecipe a pauta

Se o objetivo da reunião é elaborar estratégias e plano de ação, antecipar a pauta de reunião um dia antes  faz com que a mesma seja mais eficiente, evitando surpresas e fazendo com que as sugestões sejam mais criativas devido ao tempo que o funcionário teve para pensar sobre o assunto.

 

Independentemente do tipo de reunião seja uma geral aquelas que normalmente são marcadas com espaço maior de tempo, podendo ser mensal, trimestral e anual ou semanal ela só será considerada produtiva se o recado estiver sido bem transmitido.

Onde todos tiveram entendimento de suas responsabilidades e que sintam-se mais motivados para cumprir suas tarefas com muito mais engajamento, sabendo da sua importância dentro empresa.

E, para se conseguir uma reunião bem sucedida é necessário que seja bem organizada e administrada, tendo um início meio e uma conclusão clara de todo assunto discutido.

 

Este texto foi retirado do site Atitude e Negócios. Clique aqui para acessar o conteúdo original.

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