Sead repassa orientação sobre gestão de documentos

A Secretaria de Estado de Administração e Gestão (Sead), por meio do Arquivo Público do Estado do Amazonas, realizou visita técnica e repassou orientações para da Fundação Amazonprev quanto a gestão de documentos públicos. O Arquivo Púbico faz parte da estrutura da Sead.

Marcelo Araújo da Silva, chefe do Arquivo Público, conheceu a estrutura e a organização documental da previdência estadual na sexta-feira (23/08). Na oportunidade, foi traçado um alinhamento estratégico do órgão com o atual sistema de armazenamento de documentos do Estado. Para ele, a questão documental é importante para a eficiência de uma instituição e recomendou o modelo de gestão da Amazonprev para outras secretarias.

“Já visitei um grande número de arquivos de secretarias e posso afirmar com toda a convicção que a estrutura da Amazonprev é a melhor do sistema público do estado. Está tudo dentro dos princípios da Arquivologia. Desde a questão do controle de umidade, temperatura, higiene e manuseio dos documentos físicos, até a catalogação em sistema digital. É um exemplo a ser seguido”, destacou.

Para a coordenadora de Administração de Arquivo da Amazonprev (Coarq), Ana Célia Bezerra, a visita é uma forma de avaliar e aprimorar a gestão de documentos institucionais na Fundação em busca de se enquadrar às determinações do Arquivo Público.

“Buscamos esse alinhamento, pois em breve novas alterações na gestão pública de documentação serão implementadas no Estado, e a nossa instituição quer estar preparada”, observou a servidora.

Em 2019, a Amazonprev completa uma década do início do seu pioneiro processo de digitalização de arquivos, que tem a mediação do Tribunal de Contas do Estado do Amazonas (TCE-AM). Até julho, a Coarq digitalizou 13 mil processos de pensões e aposentadorias, conservando o acervo físico sob a tutela do órgão e enviando os documentos digitalizados para a plataforma do TCE-AM.

História – O arquivo conserva processos físicos que datam de 1946, época em que era administrado pela Sead. A demanda pela digitalização de documentos tende a crescer com a evolução da era digital, e o processo oferece diversos benefícios às empresas e instituições, como por exemplo, a liberação de espaço físico, a preservação dos documentos, o acesso imediato a todas as informações nas plataformas digitais, o compartilhamento simultâneo entre diversos setores e a preservação do meio ambiente.

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